Aanvragen diploma - alle vastgestelde data per maand

In onderstaand schema staan voor iedere maand van het studiejaar 2011-2012 de uiterste data vermeld voor de aanvraag van diploma’s binnen de Faculteit der Geesteswetenschappen. Deze deadlines gelden voor het aanvragen van diploma’s voor zowel propedeuse-, bachelor- en masterexamens. Studenten wordt sterk aangeraden de aanvraag van het diploma niet uit te stellen tot de genoemde deadlines, maar zo vroeg mogelijk afspraken te maken met de scriptiebegeleider over het moment van afstuderen.

Een diploma kan alleen aangevraagd worden met een geldige inschrijving bij de UvA en wanneer voldaan is aan betaling van het collegegeld. De controle op correcte inschrijving en betaling wordt door de Centrale studentenadministratie van de UvA uitsluitend uitgevoerd als aan alle examenvereisten is voldaan zoals in het schema (diplomeringskalender) hieronder weergegeven. Uitstellen van het indienen van de aanvraag brengt risico’s mee, omdat vertraging tijdens de controleperiode nooit geheel kan worden uitgesloten. Wanneer aan alle vereisten is voldaan, wordt de aangevraagde examendatum op het diploma vermeld.

Let op: Per november 2011 worden geregistreerde studieresultaten voor het eerst zichtbaar in het nieuwe Studenten Informatiesysteem (SIS). De individuele studieplannen van studenten zijn volledig overgenomen vanuit het oude systeem. Ondanks alle zorg die hieraan is besteed, kunnen behaalde resultaten incidenteel niet zichtbaar worden in je studieplan. Ben je van plan in studiejaar 2011-2012 je examen aan te vragen, neem dan tijdig contact op met de onderwijsadministratie om de weergave van je resultaten in het studieplan in orde te maken.

Kolom 1: De examendatum, zoals op het diploma wordt vermeld.

Kolom 2: Scriptiebegeleider en student maken afspraken over het afsluitend examen en de aanvraag van het diploma.
NB: alle resultaten (m.u.v. scriptie / afsluitend onderdeel) zijn geregistreerd in het studieplan in SIS.

Kolom 3: Laatst mogelijke datum voor de student om diploma aan te vragen bij de onderwijsadministratie.
NB: alle resultaten (m.u.v. scriptie/afsluitend onderdeel) zijn geregistreerd in het studieplan in SIS.

Kolom 4: Resultaat laatste onderdeel (scriptie) is geregistreerd in SIS.

Kolom 5: Uitreikingsperiode: de periode waarin het diploma wordt uitgereikt.

Aanvraag diploma in de zomermaanden

De uitreiking van getuigschriften met een examendatum in juni of juli 2012 is gepland in de tweede helft van augustus tot en met de eerste week van september. Op basis van de ingediende aanvraag geeft de onderwijsadministratie van de betreffende opleiding aan op welke datum de uitreiking zal plaatsvinden.

Het uitgeven van diploma’s met een examendatum in de maand september is binnen de Faculteit der Geesteswetenschappen niet mogelijk.

Let op: Als studenten pas na 1 september 2012 aan al hun onderwijsverplichtingen hebben voldaan, kan dit gevolgen hebben voor (her)inschrijving en studiefinanciering. Neem altijd tijdig contact op met je eigen onderwijsadministratie als je twijfelt over de haalbaarheid van je afstuderen in de maanden juli en augustus. Onderwijsadministraties kunnen studenten individueel adviseren over de beste datum voor herinschrijving. Voor tussentijdse herinschrijving is bij sommige opleidingen toestemming nodig van de examencommissie. Informatie hierover is eveneens te verkrijgen bij de onderwijsadministratie.

Hoe dien ik de aanvraag in?

Vanwege de recente overgang naar SIS is het in de meeste gevallen voor studenten nog niet mogelijk om de examenaanvraag rechtstreeks in SIS in te dienen. Bovendien moeten er voor de aanvraag van het getuigschrift een aantal formulieren door de student worden ingediend bij de onderwijsadministratie van de eigen opleiding. Studenten die een opleiding volgen bij de FGw wordt uitdrukkelijk verzocht voor alle examenaanvragen naar de onderwijsadministratie van de opleiding te gaan. Alle benodigde formulieren voor het aanvragen van een diploma zijn te verkrijgen bij de onderwijsadministratie of te downloaden via onderstaande links. Alleen volledig ingevulde formulieren worden in behandeling genomen.

Voor alle examens:

• het formulier ‘Verklaring t.b.v. aanvraag getuigschrift' (verkrijgbaar bij de onderwijsadministratie)
• indien van toepassing: een ondertekend formulier ‘Goedkeuring vooraf' van de examencommissie inclusief alle correspondentie met de examencommissie over het afwijkende studieprogramma, vakken in het buitenland behaald et cetera.

Voor het bachelorexamen:

• een goedgekeurde digitale versie van de afsluitende bachelorscriptie moet bij aanvraag van het diploma bij de onderwijsadministratie ingeleverd worden. Neem voor meer informatie hierover contact op met de onderwijsadministratie.

Voor het masterexamen:

• het formulier 'Toestemming Verklaring student Masteronline' en een cd/dvd van de goedgekeurde digitale versie van de scriptie (zie bijlage hieronder). Meer informatie over de dienst die scripties van de UvA in een digitaal archief beheert is te vinden in onderstaande verwijzing naar UvA Scripties Online.

Door de recente overgang naar het nieuwe registratiesysteem, zal het gedurende het studiejaar 2011-2012 voorkomen dat studenten in SIS nog niet voldoen aan de minimale vereisten voor de aanvraag van het diploma. Dit komt doordat binnen individuele studieprogramma’s nog niet alle behaalde resultaten aan het individuele studieplan zijn toegewezen.

Voor alle studenten bij wie zich deze situatie voordoet, zal de onderwijsadministratie van de betreffende opleiding de wijzigingen die nog aangebracht moeten worden in het studieplan verwerken en de aanvraag voor het diploma indienen in SIS.

Aanvraag getuigschrift propedeuse

Het getuigschrift voor de propedeuse dient aangevraagd te worden in SIS op het moment dat alle resultaten voor het programma van het eerste jaar geregistreerd zijn in het systeem. In het studieplan kan de student voorafgaand aan de aanvraag zelf controleren of aan de vereisten van het propedeutisch examen voldaan is.

De volgende studenten wordt nadrukkelijk aangeraden tijdig contact op te nemen met de onderwijsadministratie van de eigen opleiding:

• studenten die ook (deel)vakken van een andere opleiding gevolgd hebben, toegestaan op basis van een algemene of individuele overgangsregeling;
• studenten die vrijstellingen gekregen hebben voor vakken uit het propedeuseprogramma;
• studenten die een bachelordiploma willen aanvragen, maar die hun getuigschrift voor de propedeuse nog niet bezitten. Zij moeten rekening houden met het feit dat er tussen de examendatum van het propedeutisch examen en de examendatum van de bachelor minimaal één maand zit.

Let op: Bij sommige opleidingen kan het getuigschrift propedeuse worden opgehaald op een aantal vaste data in het jaar. Neem daarom voor specifieke informatie over uitreikingsdata en -regelingen altijd contact op met de onderwijsadministratie van je opleiding.

Aanvraag bachelor- en masterdiploma voor het studiejaar 2011-2012

Studenten moeten hun bachelordiploma in SIS aanvragen, met hulp van de onderwijsadministratie, zodra zij de datum weten waarop zij verwachten aan alle onderwijsverplichtingen te hebben voldaan. Voor het aanvragen van een bachelordiploma moet de student in het bezit zijn van het getuigschrift propedeuse (zie hierboven).

Het bachelor- of masterdiploma moet in SIS aangevraagd worden op het moment dat alle resultaten - met uitzondering van de scriptie / laatste examenonderdeel - in SIS geregistreerd zijn. In het studieplan kan de student volgen in hoeverre voldaan is aan de voor het examen gestelde vereisten.
De student zorgt er zelf voor dat de scriptiebegeleider het formulier 'Verklaring t.b.v. aanvraag getuigschrift' tijdig ondertekent. Daarmee verklaart de begeleider zich akkoord met de haalbaarheid van de datum voor registratie van het laatste examenonderdeel. In de meeste gevallen wordt de scriptie afgerond als afsluitend tentamen van het laatste examenonderdeel. Hierbij gelden algemene regels en deadlines beschreven in de studiehandleiding en/of het scriptiereglement van de betreffende opleiding. In het schema is inzichtelijk gemaakt welke deadlines gelden voor de vaststelling van de uiteindelijke examendatum en de bijbehorende uitreikingsperiode.

De volgende studenten wordt nadrukkelijk aangeraden tijdig contact op te nemen met de onderwijsadministratie van de eigen opleiding:

• studenten die ook (deel)vakken van een andere opleiding gevolgd hebben, toegestaan op basis van een algemene of individuele overgangsregeling;
• studenten die vrijstellingen gekregen hebben voor vakken uit het post-propedeutisch programma;
• studenten die een bachelordiploma willen aanvragen, maar hun getuigschrift voor de propedeuse nog niet bezitten. Zij moeten rekening houden met het feit dat er tussen de examendatum van het propedeutisch examen en de examendatum van de bachelor minimaal één maand zit.

Harde knip tussen bachelor- en masteropleiding

Studenten die na het behalen van het bachelordiploma willen beginnen aan een masteropleiding dienen het bachelorexamen te hebben afgerond in de maand voorafgaand aan het semester waarin met de masteropleiding begonnen wordt.

• Studenten die in het tweede semester aan een masteropleiding beginnen, moeten het bachelordiploma uiterlijk op examendatum 31 januari gehaald hebben. Voor hen geldt in het academische jaar 2011-2012 als uiterste datum voor aanvraag van het diploma: donderdag 22 december 2011 (zie diplomeringskalender).
• Wanneer de masteropleiding start aan het begin van het academische jaar, dan moet het bachelordiploma uiterlijk op examendatum 31 augustus behaald zijn. Dat betekent dat de uiterste datum voor de aanvraag op donderdag 26 juli 2012 valt (zie diplomeringskalender).

Examendatum en uitreikingsdatum vaststellen

Samen met de scriptiebegeleider spreekt de student - nadat is vastgesteld binnen welke termijn de scriptie is afgerond - af in welke maand de examendatum zal vallen. Hiervoor vult de student samen met de scriptiebegeleider het formulier 'Verklaring t.b.v. aanvraag getuigschrift' in. Een scriptiebegeleider verklaart met zijn handtekening onder dit formulier dat hij beschikbaar is voor de uitreikingsplechtigheid. Daarom wordt met de scriptiebegeleider ook de datum en het tijdstip afgesproken waarop het diploma zal worden uitgereikt. Voor het uitreiken van diploma’s gelden binnen de Faculteit der Geesteswetenschappen de uitreikingsperiodes uit bovenstaand schema.

Let op: Sommige opleidingen hebben gezamenlijke diploma-uitreikingen, die aan het begin van het academisch jaar worden vastgesteld. Informatie hierover is te verkrijgen bij de eigen onderwijsadministratie. Voor de getuigschriften met een examendatum in juni of juli is de uitreiking in de tweede helft van augustus, respectievelijk de eerste week van september gepland. De onderwijsadministratie van je opleiding zal op basis van de ingediende aanvraag aangeven op welk moment de uitreiking zal plaatsvinden. Neem voor specifieke informatie over uitreikingsdata en -regelingen altijd contact op met de onderwijsadministratie.

Niet op tijd het diploma aangevraagd?

Als een student zijn aanvraag te laat indient, dan zal de examendatum ten minste één maand verschuiven. Een aanvraag die na verstrijken van de vastgestelde maandelijkse deadline wordt ingediend, zorgt altijd voor vertraging. De student zal in dat geval zijn inschrijving aan de UvA niet kunnen beëindigen. De student heeft de verplichting tot betaling van collegegeld in de maand waarop de examendatum wordt vastgesteld. Uitstel kan daarmee ook consequenties hebben voor studiefinanciering.

Uitschrijven

Na aanvraag van het diploma vinden er diverse controles plaats. Indien aan alle vereisten van het examen voldaan is, krijgt de student per e-mail bericht van de Centrale studentenadministratie van de UvA over de wijze waarop de uitschrijving plaatsvindt. Het is verstandig dit bericht af te wachten, omdat bij een negatieve controle herinschrijving met terugwerkende kracht niet mogelijk is.

Studenten wordt ten sterkste aangeraden direct bij aanvraag van een diploma en bij beëindiging van hun studie, de meest recente universitaire regelgeving voor uitschrijving te lezen. Deze is te vinden via onderstaande verwijzing naar het Serviceplein.

• Zolang een student is ingeschreven, is hij collegegeld aan de UvA verschuldigd.
• Uitschrijving gaat altijd via Studielink.
• Uitschrijving met terugwerkende kracht is niet mogelijk.

Diplomasupplement

Het diplomasupplement is een Engelstalige bijlage bij het diploma en geeft op eenvoudige wijze inzicht in de aard van door studenten behaalde resultaten en kwalificaties, wat vooral nuttig is bij sollicitaties bij buitenlandse werkgevers of bij toelating tot buitenlandse vervolgopleidingen.
Het diplomasupplement omvat, behalve de cijferlijst, informatie over de UvA, vooropleidingseisen, ECTS en normering. Het diplomasupplement wordt voor zowel de bachelor als de master slechts eenmalig verstrekt en is uitsluitend in het Engels opgesteld.
Voor het verkrijgen van het diplomasupplement hoeft een student geen apart aanvraagformulier in te vullen. Het supplement wordt verstrekt bij de uitreiking van het diploma.

Verklarende woordenlijst

• Aanvragen diploma: door de student in gang te zetten administratief vooronderzoek, dat moet leiden tot de goedkeuring van het examen. Als de student wil afstuderen in het lopend academisch jaar 2011-2012 (dus voor 1 september), dan moet de aanvraag voor 26 juli bij de onderwijsadministratie zijn ingediend.
• Examen: afsluiting van een opleiding of een deel van een opleiding.
• Examendatum: datum waarop formeel is vastgesteld dat aan alle onderwijsverplichtingen is voldaan. Deze datum wordt op het diploma vermeld.
• Getuigschrift / diploma: officieel, papieren bewijsstuk van een behaald examen.
• Uitreikingsdatum: datum waarop diploma wordt uitgereikt. Deze datum hoeft niet gelijk te zijn aan de examendatum op het diploma.